Her BT Yardım Masasının Bilmesi Gereken 8 KPI – KPI 8: Yazılım Envanterinin Kullanım Oranı

İşletme tarafından gerçek kullanımda olan yazılım envanterinin ve lisansların yüzdesi.

Hedef

Yazılım yatırımlarında yatırım geri dönüşünü (ROI – yatırım getirisini) maksimize etme.

BT harcamalarının önemli bir bölümünü oluşturan yazılım lisansı satın alımları ile, bu yazılımların kullanımını izlemek önemlidir. Ne yazık ki, bu en az tartışılan hizmet masası metrikleri biridir. Kolay yönetim için yazılımlar aşağıdaki gibi kategorilendirilebilir:

  • Kategori 1 –Önemli yazılımlar (İşe etkisi yada lisans ücreti yüksek olan yazılımlar gibi).
  • Kategori 2– Daha az önemli yazılımlar (Adobe Reader gibi ücretsiz yazılımlar).
  • Kategori 3– Yasaklı ve kötü niyetli yazılımlar.

Yazılım kullanımını izlemek için aşağıdaki servis masası ölçümleri kullanılabilir:

Kullanılan toplam yazılımın sahip olunan yazılımlara oranı

Bu metrik, kuruluş için bir değer sağlamayan herhangi bir yazılım satın alma harcamasının belirlenmesine yardımcı olur. İdeal olarak, bu oran bire yakın olmalıdır, yani satın alınan tüm yazılımlardan azami faydalanma sağlanmalı ve böylece yazılım lisansı alımında azami ROI sağlanmalıdır. Kullanılmayan listedeki  en yüksek kategoride ki yazılım, yazılım varlık harcamasının büyük bir bölümünün gereksiz oturduğu anlamına gelir.

İlişkilendirilmemiş lisansların toplam yazılım lisanslarına oranı

Bu ölçüm, belirli bir yazılımın lisans kullanımını analiz ederek BT ekiplerinin lisans satın alımlarını önceden planlamasına yardımcı olur. Oran, maksimum YG için mümkün olduğu kadar küçük olmalıdır. Daha yüksek bir oran, bazı yazılım uygulamalarının fazla lisanslı olduğu ve bu da yatırım getirisi olmayan boşta bir yatırım olabileceği anlamına gelebilir.

Örnek olay: Yazılım varlık kullanımının arttırılması bir milyon dolar kazandırabilir

Lider bir global ilaç şirketi, yazılım lisansı harcamalarında yaklaşık bir milyon dolar tasarruf etti. İlaç şirketi, 50’den fazla ülkeye yayılmış hizmetleriyle çok çeşitli Microsoft ürünleri kullanıyordu. Belirli bir ofiste, Microsoft toplu lisans sözleşmesi kapsamında lisanslanmış binlerce yazılım uygulaması vardı, ancak başlangıçta bu yazılım varlıklarının görünürlüğü ya da kontrolü yoktu. Satın alma, işletme gereksinimlerini anlamadan yapılmıştı.

Aslında, şirketin yazılım varlıkları ve kuruluşun gerçekte ihtiyaç duyduğu varlıkların sayısı ve türü hakkında sınırlı bilgi vardı. Bu durum, organizasyonu fazla lisanslama, az lisanslama ve uygunluk cezaları riskine sokuyor.

BT yardım masası, kurulu Microsoft yazılımlarını sahip oldukları Microsoft lisansları ile karşılaştırarak basit bir analizle başladı. Kazanılan içgörü ve BT’nin işletme gereksinimlerini anlama çabaları, Microsoft Office Professional sürümünden işletme gereksinimini karşılayan daha ucuz standart sürümüne geçmeyi içeren yeniden tasarlanmış bir Microsoft lisans satın alımına yol açtı.

Ayrıca,başka toplu lisanslarda değiştirildi ve bu da şirketin yazılım lisans alımlarında yaklaşık bir milyon dolar tasarruf sağlamasını sağladı.

Lisans uygunluk oranı

Kuruluşa maliyet getirebilecek bir diğer yazılım varlık yönetimi ölçümü ise, lisans uyumluluk oranıdır. Maksimum uyumu korumak, kuruluşunuzu cezalardan ve para cezalarından koruyabilir. Aşağıdakiler maksimum uyum sağlamak için birkaç ipucu:

  • Tüm yazılım kurulumlarını ve lisans alımlarını takip edin.
  • Fazla ve az lisanslı yazılımı bulmak için lisansları ayrı yazılım kurulumlarına tahsis edin.
  • Yazılım için doğru lisans türlerini satın alın. Örneğin, lisans süresinin sona ermesinden kaynaklanan uyumluluk sorunlarından kaçınmak için bir önemli yazılımlar için kalıcı bir lisans satın almak daha iyidir.
  • Uyum ve denetim hazırlığı için resmi iç değerlendirmeler yapın.

Üç aşamalı ön denetim ile maksimum uyum sağlayın

Yüzde yüz lisans uyumluluk oranı, bu basit üç aşamalı ön denetim ile artık bir efsane olmayabilir.

  1. Adım : Boşluk Analizi
  • Kuruluşunuza lisanslanan tüm yazılım uygulamalarının listesini belirli bir satıcıdan isteyin.
  • İşletmeci tarafından listelenmeyen, ancak işletme tarafından kullanılan yazılımları belirleyin.
  1. Adım : Uyum Analizi

Fazla ve az lisanslı yazılımı tanımlamak için, her bir yazılım uygulaması için satın alınan toplam lisans sayısını ve toplam kullanılan yazılım sayılarını kontrol edin.

  1. Adım: Yazılım lisansı optimizasyonu
  2. ve II. Adımlarından edinilen tüm içgörü sayesinde, yazılım lisanslarını optimize etmek ve yüzde 100 lisans uyumluluk oranına ulaşmak için yazılım satın alımlarınızı yeniden tasarlayın.

Sonuç

Bu 8 KPI, ilgili ölçümlerle birlikte, servis masası performansınızı sürekli ölçmek ve sürekli olarak geliştirmenize yardımcı olacaktır. Bu ölçüme başlamanın ilk adımı, BT yardım masasının destek verdiği işi anlamak ve BT yardım masası hedeflerini iş hedeflerine göre ayarlamaktır. Bir sonraki adım, bu yardım masası hedefleri için kritik olan KPI’ları ve ölçümleri belirlemek ve bunları sürekli olarak ölçmektir.

Burada tartışılan 8 servis masası KPI’ı, iş sürekliliğini sağlama, organizasyonu üretken kılma ve bütçeler dahilinde ve zamanında hizmet sunma konusunda üç temel BT yardım masası hedefi için kritik öneme sahiptir.