Başarılı video konferanslar için 10 ipucu!

 

Başarılı video konferanslar için 10 ipucu!

Modern iş dünyası iletişim dinamikleri için oldukça önemli bir konuma sahip video konferans çözümleri günden güne geliştiriliyor ve hızlı bir dönüşüme sahip.

Amerika’da gerçekleştirilen bir araştırma doğrultusunda bugünün yöneticilerinin %80’i şirket içi konuşmalarda görüntülü konferans çözümlerini tercih ediyor. %84’ü ise müşteriler ile geçilen iletişim sürecinde video konferansın sesli konferansları geride bıraktığını düşünüyor. Yine benzer bir araştırmada 2020 yılı boyunca iş gruplarının yaklaşık %50’lik bir kısmının uzaktan çalışmaya devam edeceğini ve bu sebeple de video konferans çözümleri tarafında yeni çözümlerin geliştirileceğini işaret ediyor.

Durum böyle olunca video konferans çözümlerinden faydalanmanın iş hayatınıza kazandıracağı değerleri şimdiden biliyor olmanın, dönüşüme daha iyi adapte olmanızı sağlayacağını düşündük ve video konferans deneyimi kalitenizi arttırmak için belirlediğimiz 10 maddeyi sizlerle paylaşmak istedik.

İşte, video konferans kalitesini arttırmak ve başarılı bir iletişim deneyimi yaşamak için dikkat etmeniz gereken 10 madde!

1. Konuşmadığınızda mikrofonunuzu sessize alın.

Konuşmamanıza veya sessiz kaldığınızı düşünmenize rağmen, çoğu mikrofon öksürme, hapşırık veya yazı yazma gibi küçük arka plan seslerini karşı tarafa iletir. Bu seslerde konferansta yer alan diğer katılımcıları rahatsız edebilir.

Sadece bir tuşa basarak bu durumun önüne geçebilir ve olası ses karmaşasının önüne geçebilirsiniz. Video konferanslarınızda konuşmadığınız zamanlar mikrofonunuzu kapalı tutuyor olmanız genel konferans kalitesini yükseltecektir.

2. Toplantıya zamanında katılın.

Her buluşmada olduğu gibi video konferanslara da zamanında katılmak ve konferans boyunca göz kontağı kurmak oldukça önemlidir. Konferans boyunca diğer kullanıcıların odağında olduğunuzu unutmamak gerekiyor. Ayrıca toplantıya zamanında katılmanız, olası problemlerin daha önce fark edilmesi ve konferansın başlamadan önce gerekli teknik işlemlerin tamamlanmasını da sağlayacağı için daha kaliteli bir video konferans deneyimi yaşamanızı sağlayacaktır.

3. Aygıtlarınızın doğru çalıştığından emin olun. 

Hiç kimsenin yakın zamanda gerçekleştireceği bir toplantıyı sadece aksesuar hatası sebebiyle ertelemek istemeyeceğinden eminiz. Ancak video konferans deneyimi kalitesi için oldukça önemli bir detay olan video konferans aksesuarı seçimi, iletişiminizi kolaylaştırabileceği kadar bir kabusa da dönüştürebilir.

Aksesuarlarınız ile ilgili bir problem yaşamamak için konferans öncesi video ve ses aksesuarlarınızın çalışıp çalışmadığını kontrol etmeyi unutmamalısınız. Yaşanacak herhangi bir problem karşısında alacağınız herhangi bir önlem, toplantıyı ertelememenizi ve her şeyin sorunsun çalışmasını sağlayacaktır.

4. Deneyimi güçlendirmek için teknolojiden faydalanın.

Bugün kullanılan video konferans uygulamalarının çoğu tüm kullanıcıları aynı platformda bir araya getiriyor ve konferans katılımcılarını ilgili uygulamayı indirmeye zorluyor. Vidyo ile istediğiniz kullanıcıyı sadece bir e-posta, sms veya herhangi farklı bir dijital platform üzerinden paylaştığınız link ile konferansınıza davet edebilirsiniz. Katılımcınız sadece linke tıklayarak video konferans yazılımını tarayıcısı üzerinde aktifleştirir ve konferansa hızlıca katılabilir.

Türkiye’de bulunan yerli veri merkezi ayrıcalığı ile kesintisiz ve hızlı bir deneyim sunan Vidyo ile görüntülü görüşmenin yanında yazılı iletişim kurabilir, ekran paylaşımı yapabilirsiniz. İstediğiniz uygulamayı çalıştırıp, uygulamanın görüntüsünü diğer katılımcılarla gerçek zamanlı olarak paylaşabilirsiniz. VidyoSlate uygulaması ile tabletinizi video konferansa dahil edip dokümanlar üzerinde vurgulama yapabilir, önemli noktaları diğer katılımcılara gösterebilirsiniz.

Ayrıca ihtiyacınız doğrultusunda kullanacağınız aksesuar kitleri ile yüksek çözünürlüklü görüntü ve ses kalitesi ile konferans deneyiminizi yükseltebilir, katılımcılarınıza kaliteli bir video konferans deneyimi yaşatabilirsiniz.

5. Uygun yazılım ve donanımı seçin.

Birbirinden fiziksel olarak uzak katılımcıları dijital kanallar üzerinde daha yakın ilişkiler kurmasını sağlayan en önemli araç, doğru seçilmiş video konferans uygulamaları ve aksesuarlarıdır. Peki, İş hayatınızı kolaylaştırmak, hızlı iletişim kurmak ve iş dinamiklerinizi güçlendirmek için doğru video konferans çözümü nasıl seçilir?

Doğru video konferans çözümü için aranılan avantajlar bellidir. Kullanım rahatlığı bulunduran, gecikme süresi olmayan, şifreli güvenlik ayrıcalığı sunan, hızla ulaşabileceğiniz yerel destek hizmeti bulunan bir uygulamayı doğru aksesuarlar ile kullanmak video konferans deneyiminizi yükseltecektir.

6. İşinize uygun elbiseler giyinin.

Evden çalışırken her ne kadar kendinizi konforlu hissettiğiniz kıyafetlerimizi tercih ediyor olsak da video konferanslarda kamera önünde olduğumuzu unutmamak gerekiyor. Kendinize ne kadar önem verdiğiniz, karşınızdaki kişi için de ne kadar değer vereceğiniz yönünde anlaşılabilir. Bu sebeple yüz yüze görüşeceğinizi hayal edin ve kıyafet seçimini o yönde yapın. Faydasını göreceksiniz.

7. Kameranızı doğru şekilde konumlandırın.

Hepimiz bazı zamanlar sadece yarım bir surat görerek ya da yüzünü çok farklı bir açıdan gördüğümüz kişilerle görüştük. Göz kontağı kurmak karşılıklı iletişimin en önemli konularından biridir. Bu sayede karşıdaki kişi ile daha doğru ve doğal bir iletişim kurabilirsiniz. Video konferans görüşme kalitenizi arttırmak ve daha doğal bir görünüm sunmak için kamera açınızın tam karşınızda olduğundan emin olun. Merceğe göz hizasında oturun ve kendinizi kadrajda ortalamaya çalışın.

8. Doğru ışık kullanımına dikkat edin.

Kötü aydınlatmanın gönderdiğiniz video kalitesi üzerinde çok büyük bir etkisi vardır. İçerisinde bulunduğunuz odada yeterli ışık bulunmuyorsa masa lambası ve benzeri takviyeler ile kendinizi ön plana çıkarabilir, görüntü kalitenizi güçlendirebilirsiniz.

9. Kameraya bakarak konuşun.

Görüntülü konuşmalarda yaşanan en büyük hatalardan biri kameraya bakmak yerine kamerada nasıl göründüğünüze bakarak konuşmaktır. Eğer etkili bir iletişim kurmak istiyor ve karşınızdakine hitap etmek istiyorsanız, onun gözlerine yani kameraya bakarak iletişimin etkisini arttırabilirsiniz. Ayrıca daha profesyonel bir konuşmacı olarak görüneceğinizi de unutmayın.

10. Dikkatinizi koruyun.

Yapılan araştırmalara göre insanların yalnızca %3’lük bir kısmının eş zamanlı görev yapabilmektedir. Video konferans sırasında e-postalarınızı kontrol etmek veya PowerPoint sunumunuz üzerinde çalışmaya devam etmek dikkatinizi dağıtır ve sizi toplantıyı önemsemiyormuş gibi gösterir. Hepimiz zaman zaman sıkıcı olduğunu düşündüğümüz toplantılarda bulunabiliyoruz; ancak karşınızdaki kişilerin sizin için orada olduğunu unutmayın ve dikkatinizi yüksek tutun!

Tüm detaylar için www.vidyokonferans.com’u ziyaret edebilirsiniz.