ITAM En İyi Uygulamalar 6: Öz-denetimler Yürütün

ITAM en iyi uygulama serimizin bu blog gönderisinde, özdenetimlerin nasıl yürütüleceğini öğreneceksiniz. Buradaki amaç, uygunluk ve denetim hazırlığı için resmi iç değerlendirmeler yapmaktır.

Özdenetimler şu sebeplerden dolayı önemlidir; Uyumlu ve denetime hazır olmak, bilişim tarafınızın kontrolünüz altında olduğunu ve halihazırda birçok istenmeyen bilişim harcamasını engellemiş olduğunuzu garanti altına almış olur. Gerçek denetimler herhangi bir zamanda olabilir ve bu yüzden de her zaman denetime hazır olmalısınız. Tüm satıcılarınız için en az yılda iki kere öz-denetim yapın.

İç öz-denetimler yürütmenin yararlarına bir göz atalım:

  • Erken bir uyarı sistemi olarak hizmet verir.
  • Büyük parasal ve idari cezalardan kurtulmanızı sağlar.
  • Bilişim altyapınızdaki mevcut tutarsızlıkları azaltır.
  • Personelinizin gerçek denetimleri panik yapmaksızın geçirmesi için yeteri kadar pratik deneyim kazanmasına yardımcı olur.

Sorunsuz bir denetim yürütmek için aşağıdaki basit adımları takip edin:

  1. Satıcılarınızı öncelik sırasına koyun

Denetimler genellikle oldukça zaman alır. Satıcı açısından denetimin uygunluğu, satıcı profili ve envanterin çoğunluğunu sağlayan satıcı gibi dış etkenlere dayanarak özdenetimden önce satıcı listenizi öncelik sırasına koyun. Denetimi her zaman bir seferde tek bir satıcı için yürütün ve işleri aceleye getirmeyin.

2. Denetim politikaları oluşturun

Denetimlerinize dahil olacak kişileri ve araçları net biçimde tanımlamanız gerekmektedir. Ayrıca, denetim yürütme stratejinizi planlamanız ve denetiminizin kapsamını oluşturmanız gerekmektedir.

Kişiler

Uygun denetim rolleri tanımlayın. Departman isimleri ve denetimdeki katılım düzeylerini listeleyin. Denetçi rolünü oynaması için teknik ve hukuk departmanlarından nitelikli kişileri seçin. Ayrıca, kuruluşu temsil etmek ve savunmak için bir komite oluşturun.

Araçlar

Denetim için herhangi bir üçünü-şahıs aracına ihtiyacınız olup olmadığını veya mevcut araçları kullanıp kullanmayacağınıza karar verin. Bazı satıcılar, üçüncü-şahıs araçların kullanımından hoşlanmayabilir.

Planlama

Hızlı ve yüzeysel bir denetim veya zaman alıcı ve geniş kapsamlı bir denetim yapıp yapmayacağınızı planlayın. Denetimi yürütmek için uygun kapsamlı ve acil durum planları oluşturun.

Kapsamı belirlemek

Bazı denetimler yalnızca lisans ihlallerine odaklanırken diğerleri yasaklanmış yazılım kullanımını bulmaya odaklanabilir. Denetimin amacına bağlı olarak bireysel denetimleri takip etmek için belirli parametreler tanımlamanız gerekmektedir.

3. Denetime uygun bir ortam tesis edin

Denetime hazır ve erişilebilir olacak şekilde satın alımlar, istihkaklar ve envanterle ilgili kayıtlar tutun. İş gücünüzün denetime katılması için teşvikler sağlayın. Bu, onlara denetimleri yürütmek için bir amaç ve motivasyon sağlayacak ve böylece işe dört elle sarılmış olacaklar. İstenildiği takdirde kullanım ve uygunluk raporlarını birden fazla defa oluşturmak için araçlarınızı hazırlayın.

4. İyileştirme planı planlayın

Birçok tutarsızlık ortaya çıkarabileceği için denetim sonuçları genellikle moral bozucudur. Envanterinizini düzgün bir şekilde oluşturmak için gerekli değişiklikleri yapmak için aşağıdaki sorular size yardımcı olacaktır.

  • Yazılımı nasıl kuruyorum/kaldırıyorum?
  • Yeni lisansları nasıl satın alıyorum?
  • Olası cezaları ödemek için bir bütçem var mı?

Herhangi bir sorunuz varsa, aşağıdaki yorumlar bölümünden gönderiniz. Bir sonraki blog gönderiminde, ITAM sürecinizi sürekli olarak nasıl geliştirileceğini öğreneceksiniz. Ayrıca, ITAM yeteneklerine sahip yaratıcı bir IT hizmet masası çözümü arıyorsanız, ServiceDesk Plus’a göz atmanızı öneriyoruz.